Yeni Çalışan Geldi, IT Tarafında Ne Yapılmalı? Onboarding Checklist

İlk Gün Kaosa Dönmesin

Yeni çalışanınız pazartesi başlıyor. Cuma günü İK bunu size bildirdi. Pazartesi sabahı çalışan geldi, masasına oturdu ve sordu: “Bilgisayarım hangisi?”

Bilgisayar henüz hazırlanmamış. E-posta hesabı açılmamış. Yazıcı tanıtılmamış. VPN erişimi yok. Office lisansı atanmamış. Çalışan ilk gününü koltuğunda oturup telefonuna bakarak geçirdi.

Bu senaryo Türkiye’deki KOBİ’lerin %70’inde yaşanıyor. Çünkü IT onboarding süreci tanımlı değil. Her seferinde “bir şeyler yapılıyor” ama standart bir checklist yok.

Sonuç: çalışan ilk haftasında verimsiz kalıyor, IT ekibi acil modda çalışıyor, güvenlik adımları atlanıyor ve 6 ay sonra ayrılan çalışanın hesapları hala açık kalıyor.

Bu rehberde, yeni bir çalışanın ilk gününden itibaren sorunsuz çalışabilmesi için gerekli IT onboarding checklist’ini ve bir çalışan ayrıldığında yapılması gerekenleri paylaşıyoruz.

İlk Günden Önce: Hazırlık (En Az 3 İş Günü Öncesinden)

İK departmanı yeni çalışan bilgisini IT’ye en az 3 iş günü öncesinden iletmelidir. Bu süre içinde yapılacaklar:

Bilgisayar Hazırlığı

• Bilgisayar tedarik veya tahsis: Yeni mi alınacak, mevcut stoktan mı verilecek? Eğer yeni alınacaksa tedarik süresi 3-7 gün olabilir — erken planlayın.
• İşletim sistemi kurulumu: Windows 11 Pro, en son güncellemeler yüklü.
• Temel yazılımlar: Office 365 (veya Google Workspace uygulamaları), şirket muhasebe yazılımı, tarayıcı, PDF okuyucu, şirketin kullandığı diğer uygulamalar.
• Antivirüs kurulumu: Şirket standart antivirüs yazılımı yüklü ve güncel.
• Bilgisayar adı: Şirket standartına uygun isimlendirilmiş (ör: KOZ-SATIS-05).
• Disk şifreleme: BitLocker aktif (özellikle dizüstü bilgisayarlar için şart — kaybolma/çalınma riskine karşı).

Hesap ve Erişim Oluşturma

• Active Directory hesabı: Kullanıcı adı ve geçici parola oluşturun. İlk girişte parola değiştirme zorunlu olsun. Active Directory rehberimiz bu konuda detaylı bilgi veriyor.
• E-posta hesabı: Microsoft 365 veya Google Workspace üzerinde hesap açın. Gerekli dağıtım listelerine ekleyin (ör: satis@sirket.com, tum-personel@sirket.com).
• Lisans ataması: Office 365 lisansı, varsa diğer yazılım lisansları (ERP, CRM, tasarım yazılımı vb.) atayın.
• Erişim yetkileri: Çalışanın departmanına göre dosya sunucusu klasör erişimlerini tanımlayın. En az yetki ilkesini uygulayın — herkesin her şeye erişimi olmamalı.
• VPN hesabı: Uzaktan çalışma yapacaksa VPN erişimi oluşturun ve test edin.

Fiziksel Çalışma Alanı

• Monitör, klavye, fare: Masada hazır olsun. İkinci monitör ihtiyacı varsa (muhasebe, tasarım gibi departmanlar için standart) tedarik edin.
• Telefon: Sabit telefon veya IP telefon yapılandırması. Dahili numara ataması.
• Kulaklık/mikrofon: Video toplantılar için (Teams, Zoom kullanılıyorsa).
• Erişim kartı/anahtarı: Ofis giriş sistemi varsa kayıt.

İlk Gün: Kurulum ve Tanıtım

Çalışanın ilk günü IT tarafında yapılacaklar:

Giriş Bilgilerinin Teslimi

• Kullanıcı adı ve geçici parolayı güvenli şekilde iletin (e-posta ile değil, yüz yüze veya şifreli kanal üzerinden).
• İlk girişte parola değiştirmesini sağlayın.
• Parola politikasını anlatın: minimum 12 karakter, büyük-küçük harf, rakam, özel karakter.
• MFA (çok faktörlü doğrulama) kurulumunu birlikte yapın — telefona Authenticator uygulaması yükleyin.

E-Posta ve Takvim

• Bilgisayarda Outlook veya Gmail kurulumunu yapın.
• Telefona e-posta kurulumunu yapın (şirket politikasına uygun şekilde — MDM varsa cihaz kaydı).
• Takvim paylaşımlarını ve toplantı odası rezervasyon sistemini gösterin.
• E-posta imzasını şirket standartına göre ayarlayın.

Yazıcı ve Tarayıcı

• Ofis yazıcısını bilgisayara tanıtın. Ağ yazıcısı kurulumu genellikle 5 dakika sürer ama yapılmazsa çalışan günlerce “yazıcıyı göremiyorum” diye uğraşır.
• Tarayıcı varsa taranan belgelerin nereye kaydedileceğini gösterin.

İletişim Araçları

• Microsoft Teams, Slack veya şirketin kullandığı iletişim aracını kurun.
• İlgili kanallara/gruplara ekleyin.
• Temel kullanımı gösterin (mesaj, dosya paylaşımı, toplantı başlatma).

Güvenlik Briefing (15 Dakika)

Bu adım genellikle atlanır ama en önemli adımlardan biridir:

• Phishing farkındalığı: Şüpheli e-postaları nasıl tanıyacağını ve ne yapacağını anlatın. Şirket saldırılarının %90’ı bir çalışanın yanlış linke tıklamasıyla başlar.
• Parola güvenliği: Parolayı kimseyle paylaşmaması, yapışkan nota yazmaması, her sistem için farklı parola kullanması.
• USB kullanımı: Kaynağı bilinmeyen USB bellekleri bilgisayara takmaması.
• Kilit ekranı: Masadan kalkarken bilgisayarı kilitlemesi (Windows + L).
• Veri sınıflandırması: Hangi verilerin gizli olduğu, nerede saklanacağı, kiminle paylaşılabileceği.

İlk Hafta: Doğrulama ve Eğitim

Sistem Kontrolü

• Tüm yazılımlar düzgün çalışıyor mu?
• E-posta gönderme/alma sorunsuz mu?
• Yazıcıya baskı yapabiliyor mu?
• Paylaşılan klasörlere erişebiliyor mu?
• VPN bağlantısı çalışıyor mu (uzaktan çalışma varsa)?
• ERP/muhasebe/CRM yazılımına giriş yapabiliyor mu?

Şirket Araçları Eğitimi

• Kullanılan yazılımların temel eğitimi (muhasebe, CRM, proje yönetimi vb.)
• Dosya paylaşım ve saklama kuralları (hangi klasörlere ne kaydedilir)
• Yedekleme politikası (kişisel dosyalar nereye kaydedilmeli)
• IT destek talebi nasıl açılır (e-posta, telefon, ticket sistemi)

Checklist Özet Tablosu

Çalışan Ayrıldığında Ne Yapılmalı? (Offboarding)

IT onboarding kadar kritik olan bir süreç daha var: offboarding. Bir çalışan ayrıldığında ilk 1 saat içinde yapılması gerekenler:

Hemen (İlk 1 Saat İçinde)

• Tüm hesapları devre dışı bırakın: Active Directory, e-posta, VPN, ERP, CRM — hepsi. Sadece parolayı değiştirmek yetmez, hesabı disable edin.
• E-posta yönlendirmesi: Gerekiyorsa gelen e-postaları yöneticisine veya yerine gelen kişiye yönlendirin.
• Uzak erişimi kapatın: VPN, uzak masaüstü, bulut erişimi — hepsi iptal.
• Paylaşılan parolaları değiştirin: Wi-Fi parolası, ortak hesaplar (sosyal medya, tedarikçi portalleri vb.) gibi ayrılan kişinin bildiği tüm paylaşılan parolalar değiştirilmeli.

İlk Gün İçinde

• Donanım teslim alımı: Dizüstü bilgisayar, telefon, monitör, erişim kartı, USB bellek — tümünü teslim alın ve listeyi kontrol edin.
• Lisans iptali: Microsoft 365, Adobe, ERP ve diğer yazılım lisanslarını serbest bırakın (gereksiz aylık ödeme yapmayın).
• Veri yedekleme: Çalışanın dosyalarını arşivleyin — ileride lazım olabilir.
• Mobil cihaz silme: Şirket verisi olan kişisel telefonu MDM üzerinden temizleyin (sadece şirket verileri silinir).

Detaylı offboarding rehberimiz için: Çalışan Ayrıldığında IT Tarafında Yapılacaklar

Neden 1 Saat Bu Kadar Kritik?

Türkiye’de yaşanan veri ihlallerinin önemli bir kısmı ayrılan çalışanların hala aktif olan hesapları üzerinden gerçekleşiyor. Kötü niyetli olmasa bile, eski çalışanın erişimi açık kaldığında:

• Müşteri verilerine erişilebilir
• E-posta hesabı üzerinden şirket adına yazışma yapılabilir
• Rekabetçi bilgiler sızdırılabilir
• KVKK kapsamında ihlal oluşur

IT Onboarding Sürecini Otomatize Etmek

Her yeni çalışanda bu listeyi sıfırdan düşünmek yerine, standart bir süreç oluşturun:

1. Checklist şablonu: Departmana göre önceden hazırlanmış checklist’ler (satış, muhasebe, tasarım vb.)
2. İK-IT iletişim prosedürü: Yeni işe alım onaylandığında IT’ye otomatik bildirim
3. Standart bilgisayar imajı: Her seferinde sıfırdan kurmak yerine, şirket standart yazılımlarını içeren hazır bir disk imajı
4. Offboarding tetikleyici: İK’da işten çıkış işlemi başladığında IT’ye anında bildirim

Bu Süreci Profesyonelce Yönetin

5-50 kişilik bir şirkette IT onboarding ve offboarding süreçlerini düzenli ve güvenli şekilde yürütmek, deneyimli bir IT partner gerektirir. Kozyatagi Bilisim olarak Anadolu Yakasi’ndaki KOBİ’lere bu sürecleri uçtan uca yönetiyoruz:

• Standart onboarding/offboarding prosedürleri oluşturma
• Bilgisayar tedarik, kurulum ve yapılandırma
• Active Directory ve e-posta yönetimi
• Güvenlik politikaları ve çalışan eğitimi
• Ayrılan çalışan hesaplarının anında kapatılması

IT onboarding sürecinizi profesyonelleştirmek için bizi arayın: 0541 636 77 75 veya kozyatagibilisim.com uzerinden ulasin.

Bu rehberleri de okuyun:

• Çalışan Ayrıldığında IT Tarafında Yapılacaklar
• Active Directory Nedir? KOBİ’ler İçin Rehber
• Microsoft 365 vs Google Workspace: Hangisini Seçmeli?