M365 Shared Calendar — Departman + Meeting Room Takvim Paylaşımı

“Satış Ekibi Ortak Takvim İstiyor”

Satış müdürü:

“Ekip satış ziyaretleri + müşteri toplantılarını ortak görsün. Hangi gün kim nerede?”

İki yöntem: Shared Mailbox Calendar (ücretsiz) veya Resource Mailbox (meeting room için).

Hızlı Çözüm (TL;DR)

Departman için Shared Mailbox Calendar

1. Shared mailbox oluştur: “Satis-Ekip-Takvim”
2. Ekip üyelerine Full Access + Send As
3. Outlook’a auto-mount olur, calendar görünür

Meeting Room için Resource Mailbox

1. EAC > Recipients > Resources > + New Room
2. Booking policy: Auto-accept
3. Kullanıcı Outlook’ta “Add Room” — resource listede

Yöntem A: Shared Mailbox Calendar

Shared mailbox aynı zamanda calendar’ı da var. Shared Mailbox rehberi’nde kurulum detayı.

Oluşturma

EAC > Recipients > Mailboxes > + Shared Mailbox:

• Display Name: Satış Ekip Takvim
• Email: satis-takvim@firma.com.tr
• Full Access: Tüm satış ekibi (+ auto-mapping)

Outlook’ta Kullanım

Auto-mapping sayesinde Outlook açıldığında iki mailbox görünür:

• Kendi mailbox
• Satış Ekip Takvim (shared)

Calendar tab > Other calendars > “Satış Ekip Takvim” shown.

Toplantı eklerken takvim olarak shared’ı seç:

New Meeting > Calendar dropdown: satis-takvim@firma.com.tr

Tüm ekip görür.

Yöntem B: Resource Mailbox (Meeting Room)

Toplantı odaları için “Room” tipi resource mailbox:

EAC > Recipients > Resources > + Add room mailbox:

📸 Ekran 1 — New Room Mailbox
Name: “Meeting Room A - 20 kişi”
Alias: mra
Domain: firma.com.tr
Capacity: 20
Location: “Kat 3”

Save.

Room Booking Policy

Resource policy > Booking options:

📸 Ekran 2 — Booking policy
☑ Allow repeating meetings
☑ Allow conflicts — NO (çakışma olursa reject)
Booking window (days): 180
Maximum duration: 480 min (8 saat)
☑ Automatically process meeting requests
● Accept or decline

“Automatically process” — kullanıcı oda davet etti, boşsa otomatik accept.

Outlook’ta Oda Booking

Yeni meeting > Scheduling Assistant tab:

• Rooms button → “Add Rooms”
• Liste açılır: “Meeting Room A - 20 kişi”
• Seç → davet gönder

Oda boşsa 5 dk içinde accept → meeting oluşur. Çakışma varsa reject.

Delegation — “Oda Müdürü”

Bazı odalar manual approval gerektirir (örn. Boardroom):

Set-CalendarProcessing -Identity "boardroom@firma.com.tr" `
    -AutomateProcessing AutoUpdate `
    -ResourceDelegates "yusuf.admin@firma.com.tr"

Oda isteği Yusuf’a e-mail olarak gelir. Approve/Reject yapar.

Departman Contact’ların Takvim Paylaşımı

Birden fazla kişi (manager + assistant + backup):

Add-MailboxPermission -Identity satis-takvim@firma.com.tr `
    -User ahmet.yildiz@firma.com.tr `
    -AccessRights FullAccess

Set-MailboxFolderPermission -Identity "satis-takvim@firma.com.tr:\Calendar" `
    -User ahmet.yildiz@firma.com.tr `
    -AccessRights Editor

Editor = oluşturma + düzenleme. Reviewer = sadece okuma.

Yaygın Sorunlar

”Shared Calendar Görünmüyor”

Auto-mapping ile 5-10 dk bekle. Outlook restart.

Manuel ekleme:

Outlook > Calendar > Add Calendar > From Address Book > "satis-takvim"

Oda Booking Conflict Oluşmuş

Set-CalendarProcessing -AllowConflicts $false → reject.

Mevcut conflict’leri temizle:

Get-CalendarDiagnosticAnalysis -Identity boardroom@firma.com.tr `
    -StartDate "2024-05-01" -EndDate "2024-05-31"

İlgili Rehberler

• Shared Mailbox oluşturma
• Send As permission

M365 departman + room management için uzman destek? Teknik görüşme.