Microsoft 365 Send As Permission — Asistan CEO Adına Mail Gönderebilsin

Talep: “CEO’nun Asistanı Onun Adına Mail Göndersin”

İnsan Kaynakları müdürü pazartesi sabahı BT’ye yazdı:

“Genel Müdürümüzün asistanı Ayşe Hanım, bazı mail’leri onun adına göndermek istiyor. ‘Ayşe adına’ değil, doğrudan ‘Genel Müdür adına’ — imzada da öyle görünsün. Bugün yapılabilir mi?”

BT uzmanı Burak kendine sordu: Send As mı, Send on Behalf mı?

• Send on Behalf: Mail’de Ayşe (asistan) on behalf of Genel Müdür yazar. Alıcı asistanın yazdığını görür.
• Send As: Mail Genel Müdür <ceo@firma.com> olarak görünür. Alıcı doğrudan CEO yazmış zanneder.

İK müdürü “Send As” istedi. Burak bu özelliği verdi — 3 dakika sürdü.

Hızlı Çözüm (TL;DR)

Yöntem A — Microsoft 365 Admin Center (en kolay):

1. admin.microsoft.com > Users > Active users > CEO hesabı > Mail tab
2. Mailbox permissions > Send as > Add permissions
3. Ayşe’yi seç > Add

Yöntem B — Exchange Admin Center (önerilen):

1. admin.exchange.microsoft.com > Recipients > Mailboxes > CEO > Delegation
2. Send as > Edit > Add members > Ayşe > Save

Yöntem C — PowerShell:

Add-RecipientPermission -Identity ceo@firma.com -Trustee asistan@firma.com -AccessRights SendAs -Confirm:$false

Exchange Online 15-60 dakikada senkronize eder. Outlook yeniden başlatılınca etki.

Yöntem A — Admin Center (GUI, en hızlı)

Burak admin.microsoft.com açtı:

📸 Ekran 1 — Microsoft 365 Admin Center ana sayfa
Sol menü: Dashboard, Users, Teams, Devices, Billing, Support, Settings…
Kullanıcılar (Users) tıklandı → Active users alt menüsü
Sağ panelde: Kullanıcı arama kutusu + mevcut kullanıcıların listesi

Arama: “ceo” → “CEO Firma” (veya gerçek adı) bulup tıklandı.

📸 Ekran 2 — User details paneli
Sağdan kayıt panel açıldı
Üst tabs: Account, Devices, Licenses and apps, Mail, OneDrive
Mail tab seçildi
İçerik: Email aliases, Mailbox size, Mailbox permissions
Mailbox permissions bölümünde 3 alt başlık:

• Read and manage (Full Access)
• Send as
• Send on behalf

“Send as” altında “Manage mailbox permissions” linki veya doğrudan “Add permissions” butonu.

📸 Ekran 3 — Add send as permissions dialog
Başlık: “Send as permissions”
Input: “Search for a user” — Ayşe yazıldığında autocomplete açılır
Asistan Ayşe seçildi, “Add” butonu tıklandı
Onay: “Ayşe added. It may take up to 60 minutes for permissions to apply.”

Kaydet → dialog kapanır.

Yöntem B — Exchange Admin Center (kurumsal standart)

EAC daha profesyonel, daha fazla kontrol sunar. admin.exchange.microsoft.com:

📸 Ekran 4 — Exchange Admin Center
Sol menü: Dashboard, Recipients, Migration, Mail flow, Roles, Mobile, Reports…
Recipients > Mailboxes tıklandı
Sağ panelde kullanıcı listesi (mailbox)

CEO’yu bul, çift tık → detay paneli açılır:

📸 Ekran 5 — Mailbox details paneli
Üst tabs: General, Contact information, Organization, Email addresses, Delivery options, Delegation, Mailbox policies
Delegation tab seçildi
İçerik: 3 bölüm — Send as, Send on behalf, Read and manage
Her bölümde “Edit” butonu

“Send as” altında Edit tıkla → Ayşe’yi ekle → Save.

Yöntem C — PowerShell (toplu ve otomatik)

Eğer bir kerede 10 yönetici için 10 asistan eklenmesi gerekiyorsa GUI çok yorucu. PowerShell ile:

Bağlantı

# Exchange Online Management modülü (bir kez yükle)
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser

# Bağlan (MFA destekli)
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.com

Tek Send As ekleme

Add-RecipientPermission -Identity ceo@firma.com `
    -Trustee ayse.asistan@firma.com `
    -AccessRights SendAs `
    -Confirm:$false

Toplu ekleme (CSV’den)

# delegates.csv
SourceMailbox,DelegateUser
ceo@firma.com,ayse@firma.com
cfo@firma.com,mehmet@firma.com
coo@firma.com,elif@firma.com

Import-Csv .\delegates.csv | ForEach-Object {
    Add-RecipientPermission -Identity $_.SourceMailbox `
        -Trustee $_.DelegateUser `
        -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    Write-Host "Granted SendAs: $($_.DelegateUser) -> $($_.SourceMailbox)"
}

Mevcut Send As’leri listeleme

Get-RecipientPermission -Identity ceo@firma.com | 
    Where {$_.AccessRights -contains "SendAs" -and $_.Trustee -ne "NT AUTHORITY\SELF"} |
    Format-Table Identity, Trustee, AccessRights

Send As’i kaldırma

Remove-RecipientPermission -Identity ceo@firma.com `
    -Trustee ayse.asistan@firma.com `
    -AccessRights SendAs `
    -Confirm:$false

09:20 — Outlook Tarafında Yapılacaklar

Ayşe’ye permission verildi ama Outlook’unda otomatik görünmez. Mail oluştururken “From” alanı manuel eklemeli.

Outlook Desktop’ta “From” alanını görünür yap

📸 Ekran 6 — Outlook yeni mail penceresi
Boş mail compose penceresi
Üst ribbon: Message, Insert, Options, Format Text, Review
Options tab’ı tıklanıyor
Ribbon’da “Show Fields” grubunda From butonu aktif ediliyor

Artık mail oluştururken yukarıda “From” alanı görünür:

📸 Ekran 7 — Mail with From field
Compose penceresinde From alanı aktif
Dropdown ikonu tıklanıyor → mevcut hesaplar listelenir
”Other E-mail Address…” seçiliyor
Dialog açılıyor — CEO’nun e-mail’ini gir: ceo@firma.com
OK → From artık ceo@firma.com

İlk mail gönderilince sonraki mail’lerde “From” dropdown’da ceo@firma.com otomatik listelenir.

Outlook Web (OWA)

Outlook Web’de aynı özellik:

1. Yeni mail oluştur
2. “From” alanı görünmüyorsa ”…” menüsü > “Show From”
3. From dropdown’dan “Other email address” > CEO adresini gir

09:30 — Test Gönderimi

Ayşe kendi Outlook’unu açtı. Yeni mail:

• From: ceo@firma.com (manuel seçti)
• To: test@firma.com (deneme için)
• Subject: “Test”

Send.

Mail geldi → header kontrol:

From: CEO Firma <ceo@firma.com>
To: Test <test@firma.com>

Hiçbir yerde “Ayşe” görünmüyor. Mail sanki CEO’nun kendisi yazmış gibi.

✓ Başarılı.

Send As vs Send on Behalf — Farkı Net Anlama

Send As

From: CEO <ceo@firma.com>

Alıcı: CEO kendisi yazmış

Send on Behalf

From: Ayşe Asistan <ayse@firma.com> on behalf of CEO <ceo@firma.com>
Reply-To: CEO <ceo@firma.com>

Alıcı: Ayşe, CEO adına yazdı

İkisini PowerShell’de ayırmak:

# Send As
Add-RecipientPermission -Identity ceo@firma.com -Trustee ayse@firma.com -AccessRights SendAs

# Send on Behalf
Set-Mailbox -Identity ceo@firma.com -GrantSendOnBehalfTo @{Add="ayse@firma.com"}

Farklı cmdlet, farklı attribute.

Yaygın Sorular ve Sorunlar

Permission Verildi Ama Ayşe’de Görünmüyor

Sebep: Exchange Online propagation gecikmesi. 15-60 dakika, bazen 2 saat.

Hızlandırma:

# Ayşe'nin mailbox'ındaki outlook profile cache'ini yenilet
Outlook kapat → açıldığında "Send/Receive All Folders" tıkla

Yine olmazsa Outlook restart. En son çare: profile reset.

”The operation cannot be performed because the message has been changed”

Outlook eski versiyon (2016’dan önce) Send As için sürekli hatalar verebilir. Outlook güncel versiyona yükselt (Office 365 Apps otomatik güncel).

Ayşe Gönderdikten Sonra Sent Items’ta Mail Yok

Sebep: Default olarak “Send As” mail’ler gönderen kişinin (Ayşe’nin) Sent Items’ına düşer. CEO’nun Sent Items’ında görünmez.

Çözüm (CEO’nun Sent Items’ına da kopyalansın):

Set-OrganizationConfig -DelegateSentItemsStyle Sender

Bu şirket geneli ayardır. Alternative olarak Outlook’ta registry/GPO ayarı da var — kullanıcı bazlı.

Bulk Permission Audit

Kim kimin mail’ini göndermeye yetkili, aylık kontrol:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
    $perms = Get-RecipientPermission -Identity $_.UserPrincipalName |
        Where {$_.AccessRights -contains "SendAs" -and $_.Trustee -notlike "NT AUTHORITY*"}
    if ($perms) {
        foreach ($p in $perms) {
            [PSCustomObject]@{
                Mailbox = $_.UserPrincipalName
                Delegate = $p.Trustee
            }
        }
    }
} | Export-Csv -Path "send-as-audit.csv" -NoTypeInformation

KVKK ve Audit Uyarısı

Send As kullanımı audit log’a düşer:

Search-MailboxAuditLog -Mailboxes ceo@firma.com -LogonTypes Delegate -ShowDetails |
    Select LastAccessed, LogonUserDisplayName, Operation

KVKK denetiminde “Kim CEO adına mail gönderdi?” sorulursa bu log ile cevap verilir.

İleri Seviye — Best Practice

1. Delegated Send’i Yazılı Policy ile Belgele

İK’nın yazdığı e-mail dışında yazılı prosedür olmalı:

• Kim kimin adına gönderebilir (matris)
• Hangi tür mail’ler (sadece idari, sözleşme değil)
• Audit sıklığı

2. MFA Zorunlu Ayşe’nin Hesabında

Ayşe CEO adına mail göndereceği için kendi hesabı MFA’lı olmalı. Conditional Access policy:

• “Ayşe” → sign-in risk yüksek → MFA zorunlu

3. Mail Flow Rule ile Dış Alıcıya Warning

External mail’e Send As ile gönderim önemli karar olabilir. Transport Rule:

• Kural: “If sender is Ayşe AND From header is ceo@firma.com AND recipient is external → notify CEO”

Böylece CEO her Send As gönderimden haberdar olur.

4. Outlook Signature Otomasyonu

Ayşe CEO adına gönderirken CEO’nun imzası otomatik eklensin:

• Outlook Signatures’ta “CEO Signature” ayrı kayıt
• Ayşe From dropdown’dan CEO seçince otomatik “CEO Signature” kullan (Options > Signatures > Choose default signature → Associate with From)

İlgili Rehberler

• M365 vs Google Workspace karşılaştırması
• Outlook ‘Yeni e-postaları alırken hata’ çözümü
• KVKK öz-denetim aracı

M365 mailbox yönetimi, delegated permissions ve audit denetimi için uzman destek? Kozyatağı Bilişim M365 sertifikalı ekibimizle kurumsal mail yönetimi. Teknik görüşme talep edin.