M365 Shared Mailbox Oluşturma — destek@ info@ muhasebe@ Adresleri Lisanssız

“destek@firma.com Mail’lerini Herkes Görebilsin”

Yeni açılan müşteri hizmetleri ekibi 4 kişilik. İK müdürü BT’ye yazdı:

“Müşterilerden gelen destek@firma.com adresindeki mail’leri 4 ekip arkadaşı görecek. Hepsine aynı mail kutusu lazım. Tek tek her birine lisans vermeyelim — bu tür ‘genel e-posta kutuları’ için başka bir yöntem olmalı.”

BT uzmanı Ayşe: “Shared Mailbox. Lisanssız, 50 GB’a kadar ücretsiz, 4 kişi paralel çalışabilir. Bugün yapıyorum.”

Shared Mailbox Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Shared Mailbox = kendi şifresi ve lisansı olmayan bir mail adresi. Başka kullanıcılar delegate permission ile erişir.

Kullanım örnekleri:

• destek@, info@, iletisim@ gibi genel adresler
• muhasebe@, satis@ departman mailboxları
• Ayrılan çalışanın mail’inin 6-12 ay boyunca ekip tarafından erişilebilir tutulması

Sınırlar:

• 50 GB (standart), 100 GB (Exchange Online Plan 2 ile)
• Archive için ayrı 50 GB eklenebilir (lisans gerekli)
• Kendi şifresi yok, kimse direkt login olamaz
• Otomatik senkronize kurallar, imza (kısıtlı)

Hızlı Çözüm (TL;DR)

1. Exchange Admin Center → Recipients → Mailboxes → Add shared mailbox
2. İsim: “Destek”, E-mail: destek@firma.com
3. Delegation → Read and manage + Send as → 4 kişi ekle
4. Kullanıcıların Outlook’larına otomatik mount olur (auto-mapping)

PowerShell tek komut:

New-Mailbox -Shared -Name "Destek" -DisplayName "Müşteri Destek" -Alias "destek"

10:00 — Exchange Admin Center’da Yeni Shared Mailbox

Ayşe admin.exchange.microsoft.com açtı:

📸 Ekran 1 — Exchange Admin Center > Recipients > Mailboxes
Üst navigation: Dashboard, Recipients, Migration, Mail flow, Roles, Mobile, Reports…
Sol alt menü: Recipients → Mailboxes seçili
Sağ panelde mailbox listesi (user mailboxes)
Üst butonlar: “Add a shared mailbox”, “Filter”, “Export”

“Add a shared mailbox” tıklandı:

📸 Ekran 2 — Add shared mailbox panel
Sağdan açılan form paneli
Alanlar:

• Display name: (input)
• Email address: (input + domain dropdown)
• Alias: (input)
  Bottom: “Create” butonu

Ayşe doldurdu:

• Display name: Müşteri Destek
• Email address: destek @ firma.com
• Alias: destek

Create → 10 saniye içinde oluştu.

10:05 — Üyeleri Ekleme

Yeni oluşturulan “Müşteri Destek” mailbox’a çift tık → detay paneli:

📸 Ekran 3 — Shared mailbox detail panel
Üst tabs: General, Delegation, Email addresses, Mailbox policies, Mail flow settings, Automatic replies
Delegation tab seçildi

Delegation altında 3 bölüm:

• Read and manage (Full Access) — mail görme + yanıt verme
• Send as — destek@ adresinden mail gönderebilir
• Send on behalf — “on behalf of” format

“Read and manage” altında Edit → Add members → 4 kişiyi ekle:

📸 Ekran 4 — Add members dialog
Başlık: “Full access permissions”
Search box: Kullanıcı aranıyor
Her biri seçilip “Add” tıklanıyor:

• Mehmet Yılmaz
• Elif Demir
• Can Kara
• Ayşe Yıldız

Save. Aynı 4 kişi için “Send as” bölümüne de eklenir (destek@ adresinden gönderebilsinler diye).

10:15 — Kullanıcı Tarafı: Otomatik Mount

Shared Mailbox’ın sihri: Auto-mapping. Kullanıcının Outlook’una otomatik eklenir. Manuel kurulum gerekmez.

Auto-mapping Çalışma Şekli

Mehmet Outlook’unu açtı. Sol panelde mailbox listesi:

📸 Ekran 5 — Outlook sol panel
Üstte: mehmet.yilmaz@firma.com mailbox’ı expanded
Inbox, Drafts, Sent, vs. alt klasörler
Altında yeni: “Müşteri Destek” mailbox’ı expanded
Aynı alt klasörler burada da (Inbox, Sent, vs.)

İki mailbox paralel. Mehmet kendi mailine de bakabilir, destek’e gelen mail’e de.

Eğer auto-mapping bazı kullanıcılarda 2 saat sonra hâlâ görünmezse:

• Outlook restart
• M365 sign-out + sign-in
• Son çare: manuel ekleme (File > Account Settings > Email Accounts > More Settings > Advanced > Add)

10:20 — Send As Testi

Mehmet yeni mail oluşturdu. From alanı (Send As permission olduğu için görünür):

📸 Ekran 6 — Outlook yeni mail — From seçimi
From dropdown: mehmet.yilmaz@firma.com (default)
Altında: destek@firma.com (yeni eklendi)
Mehmet destek@‘yi seçti

Mail gönderildi. Alıcı:

From: Müşteri Destek <destek@firma.com>
To: test@firma.com

Mehmet’in adı görünmüyor. Müşteri direkt “destek” ile iletişim kurmuş gibi.

10:25 — “Sent Items” Problemi

Bir kritik detay: Mehmet destek@ adresinden mail gönderdi, ama bu mail kimin Sent Items’ında?

Default davranış: Sadece Mehmet’in Sent Items. Diğer 3 kişi göremiyor.

Çözüm: Kuruma Özel Ayar

# Tüm organization için shared mailbox Sent Items'ına kopya
Set-OrganizationConfig -DelegateSentItemsStyle DelegateAndSender

Bu ayardan sonra:

• Mehmet’in Sent Items’ında: Kopya var
• destek@ Sent Items’ında: Kopya var (diğer 3 kişi görebilir)

Kritik not: Bu ayar şirket geneli. Etkilenen tüm shared mailbox’lar. 1 saat içinde etki.

Alternatif: Registry Ayarı (Kullanıcı Bazlı)

Her kullanıcı makinesinde Outlook registry:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
DelegateSentItemsStyle = 1 (DWORD)

GPO ile deploy edilebilir.

10:30 — Automatic Replies

“Müşteri Destek” mailbox’ına otomatik reply kurulsun (hafta sonu, mesai saati dışı):

EAC → “Müşteri Destek” detay → Automatic replies tab:

📸 Ekran 7 — Automatic replies config
Toggle: “Send automatic replies” ON
Date/time pickers: “Only send during this time range” opsiyonel
Textbox 1: “Send replies only to senders inside your organization”
Textbox 2: “Send replies to senders outside your organization”
Format: plain text / HTML toggle

İçerik:

Merhaba,

Destek talebiniz için teşekkür ederiz. Mesajınızı aldık.

Mesai saatlerimiz: Pazartesi-Cuma 09:00-18:00
Mesai saatleri içinde en geç 2 saat içinde dönüş yapacağız.
Acil durum için: +90 541 636 77 75

Saygılarımızla,
Müşteri Destek Ekibi

10:40 — PowerShell ile Toplu Kurulum

10+ shared mailbox oluşturmak gerekirse GUI yorucu. PowerShell otomasyon:

Bağlan

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@firma.com

Yeni Shared Mailbox + üyeler

# 1. Mailbox oluştur
New-Mailbox -Shared -Name "Muhasebe" -DisplayName "Muhasebe" -Alias "muhasebe"

# 2. Full Access permission
Add-MailboxPermission -Identity muhasebe@firma.com `
    -User "muhasebe.ekibi@firma.com" `
    -AccessRights FullAccess `
    -AutoMapping $true

# 3. Send As permission
Add-RecipientPermission -Identity muhasebe@firma.com `
    -Trustee "muhasebe.ekibi@firma.com" `
    -AccessRights SendAs `
    -Confirm:$false

-AutoMapping $true — Outlook’ta otomatik mount.

CSV’den toplu

# shared-mailboxes.csv
Name,DisplayName,Alias,Members
Destek,Müşteri Destek,destek,"mehmet@firma.com,elif@firma.com"
Muhasebe,Muhasebe,muhasebe,"ayse@firma.com,can@firma.com"
Satis,Satış,satis,"mehmet@firma.com,elif@firma.com,ayse@firma.com"

Import-Csv shared-mailboxes.csv | ForEach-Object {
    $mbx = New-Mailbox -Shared -Name $_.Name -DisplayName $_.DisplayName -Alias $_.Alias
    
    $_.Members -split "," | ForEach-Object {
        $member = $_.Trim()
        Add-MailboxPermission -Identity $mbx.Identity -User $member -AccessRights FullAccess -AutoMapping $true
        Add-RecipientPermission -Identity $mbx.Identity -Trustee $member -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    }
    
    Write-Host "Created: $($_.Name) with $($_.Members.Split(',').Count) members"
}

Yaygın Sorunlar

Shared Mailbox Outlook’ta Görünmüyor

• Auto-mapping cache gecikmiş. Outlook restart → açılmazsa 2 saat bekle
• Kullanıcıya Full Access verildi mi? (Get-MailboxPermission -Identity destek@ | Where {$_.User -like "*kullanici*"})
• Outlook profile bozuk olabilir: reset + yeni profile

Manuel Ekleme (Auto-mapping Yok)

File > Account Settings > Double-click account > More Settings > Advanced tab > Add > destek@firma.com

Shared Mailbox 50 GB Dolmuş

Archive aktif et (Exchange Online Plan 2 lisans gerekli):

Enable-Mailbox -Identity destek@firma.com -Archive
Set-Mailbox -Identity destek@firma.com -ArchiveQuota 100GB

“Shared Mailbox Login Olmuyor” Rica Ediyorum

Shared mailbox’ın kendi şifresi yok. Direkt login yapılmaz. Başkası üzerinden (delegate) erişilir.

Bazen SaaS entegrasyonu için “shared mailbox password” gerekli olabilir (eski SMTP AUTH ihtiyaçları). Bu durumda:

Set-Mailbox -Identity destek@firma.com -Type Regular  # User mailbox'a dönüştür
# Lisans ekle, şifre ata
# Ama artık "shared mailbox" değil, normal user mailbox oldu

KVKK: Kim destek@‘den Mail Gönderdi?

Audit log:

Search-UnifiedAuditLog -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) `
    -Operations "SendAs,SendOnBehalf" `
    -RecordType ExchangeItem |
    Where {$_.AuditData -like "*destek@firma.com*"}

Son 7 gün destek@‘den kim mail gönderdi — görebiliriz.

Best Practices

1. Shared Mailbox’a Özel İmza

Kurumsal imza Outlook’ta user bazında tutulur — shared mailbox imzası manuel. Çözüm:

• Transport Rule ile otomatik imza ekle
• Exchange Admin Center → Mail flow → Rules → “Apply disclaimer” kuralı
• If sender is destek@firma.com → disclaimer “Müşteri Destek Ekibi - …“

2. Ticketing System Entegrasyonu

Büyük hacim için Shared Mailbox + ticketing:

• Freshdesk, Zendesk, Jira Service Management
• Mail → otomatik ticket oluşturur
• Ekip ticket üzerinden yanıtlar
• Professional + scalable

3. KVKK: Müşteri Verisi Saklama

destek@‘den gelen mail’ler müşteri verisidir. KVKK 10 yıl saklama:

• Retention Policy: “Customer Support Mail — 10 Year Hold”
• Compliance Center’dan tanımla

4. Auto-forward External Engelleme

Shared mailbox compromise olursa dışa forward en hızlı veri sızdırma vektörü:

# Tüm shared mailbox'larda dışa forward kapalı
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox | 
    Set-Mailbox -ForwardingSmtpAddress $null -DeliverToMailboxAndForward $false

İlgili Rehberler

• Send As permission verme
• Outlook ‘yeni e-postaları alırken hata’
• Exchange CU14 transport queue bülteni

M365 mailbox deployment, shared mailbox architecture ve delegation yönetimi için uzman destek? Kozyatağı Bilişim olarak Exchange Online sertifikalı ekibimizle. Teknik görüşme talep edin.