'Your Mailbox is Full' — Archive Mailbox Aktivasyonu ve Policy

“Mail’im Tıkandı, Tekrar Gönderemiyorum”

CFO’dan panik:

“Mail kutum dolu. Gönderemiyor, alamıyor. Kritik maili 2 saattir gönderiyorum — hata diyor.”

Your mailbox has reached its size limit and is no longer able to send 
or receive messages. You have exceeded your mailbox quota.

Your current size: 100.0 GB
Limit: 100.0 GB (Business Premium)

BT uzmanı Elif 10 dk’da çözüm — Online Archive + retention.

Hızlı Çözüm (TL;DR)

Acil: Archive Aktivasyon

Connect-ExchangeOnline
Enable-Mailbox -Identity cfo@firma.com.tr -Archive
Set-Mailbox -Identity cfo@firma.com.tr -ArchiveQuota 100GB -ArchiveWarningQuota 90GB

Eski Mail Archive’a Taşı

Outlook’ta:

• File > Tools > Mailbox Cleanup
• Move items older than 180 days to Archive

Veya retention policy.

Mailbox Size Limits (2024+)

CFO Business Premium — 50 GB primary. 100 GB dolmamış normalde ama attachments büyük + arşivlenmemiş.

10:00 — Archive Mailbox Aktivasyon

Archive = ayrı ek mailbox. Kullanıcı Outlook’ta 2 mailbox görür:

• Primary (50 GB): Son 6 ay mail
• Archive (100 GB+): 6+ ay önce mail

Enable-Mailbox -Identity cfo@firma.com.tr -Archive

Dashboard’da da:

Exchange Admin Center > Recipients > Mailboxes > User > 
Mailbox > Manage archive: Enable

5 dakika sonra Outlook’ta “In-Place Archive — cfo@firma.com.tr” klasörü görünür.

Auto-Expanding Archive (100 GB’dan 1.5 TB’a)

E3/E5 lisansta archive ilk 100 GB. Sonrası auto-expand:

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

Tenant-wide. Archive mailbox’lar gerektiğinde 100 GB aşıp otomatik büyür (max 1.5 TB).

Not: 100 GB’a ulaşana kadar expand başlamaz. Önce archive aktif, sonra full olunca expand.

10:15 — Retention Policy — Otomatik Taşıma

Kullanıcı el ile taşımak istemiyor. Policy ile 180 gün sonra Archive’a otomatik:

# Archive Policy
New-RetentionPolicyTag -Name "Archive 6 Months" `
    -Type All `
    -RetentionEnabled $true `
    -AgeLimitForRetention 180 `
    -RetentionAction MoveToArchive

# Policy'ye ekle
New-RetentionPolicy -Name "Corp Default Retention" -RetentionPolicyTagLinks "Archive 6 Months"

# Kullanıcıya atama
Set-Mailbox -Identity cfo@firma.com.tr -RetentionPolicy "Corp Default Retention"

Managed Folder Assistant Tetikle

Policy hemen apply olmaz. Tetikle:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity cfo@firma.com.tr

6 ay+ eski tüm mail Archive’a taşınır. Primary mailbox 50 GB → 20 GB’a iner.

10:30 — Kullanıcı Tarafı

Outlook restart. Yeni klasör yapısı:

CFO Firma (Online)              ← Primary 50GB
  ├─ Inbox                        (son 6 ay)
  ├─ Sent
  ├─ Deleted
  └─ ...

In-Place Archive - cfo@firma.com.tr  ← 100GB+ archive
  ├─ Inbox (6+ ay önce)
  └─ ...

Archive tamamen searchable. Outlook arama her ikisinde de yapar.

Otomatik Arşivleme Sorunları

”Archive policy does not apply”

• Kullanıcıya policy atanmadı
• 7 gün içinde Managed Folder Assistant çalışmadı
• Start-ManagedFolderAssistant manuel tetikle

Archive Mailbox Görünmüyor

• Outlook restart dene
• Managed Folder Assistant bekle (24 saat)
• Lisans Archive destekliyor mu? (Business Basic değil)

Mobile’da Archive Görünmüyor

iOS/Android Outlook archive’ı sınırlı görür. Mobile search zayıf — web interface tam destek.

Alternative — Large Mail Cleanup

Policy kurmadan acil temizlik. Outlook > Mailbox Cleanup Wizard:

📸 Ekran 1 — Mailbox Cleanup
File > Tools > Mailbox Cleanup

• View Mailbox Size: Büyük dosyalar görülür
• Find items older than X days
• Find items larger than X KB
• AutoArchive (eski Outlook feature)

Büyük ek’lar + eski mailler toplu sil.

Litigation Hold + Archive

Hukuki saklama zorunluluğu varsa:

Set-Mailbox -Identity cfo@firma.com.tr -LitigationHoldEnabled $true

Archive’a taşınan mail’ler bile asla silinmez (legal hold). Compliance için kritik.

İlgili Rehberler

• Shared Mailbox oluşturma
• Outlook ‘Cannot start’

M365 mail arşiv ve compliance yönetimi? Teknik görüşme.